岗位职责
现状——职责不清、权限不明,交叉管理、混淆管理
部分职能缺失
管理职能严重弱化
多头管理、交叉管理
职责不清、权限不明
各岗位每日、周、月、季、年应做哪些工作未梳理,不清晰
欠缺岗位胜任力矩阵、培训矩阵
岗位工作说明流于形式,成为摆设,所写与所做脱离
失控后果:职责混乱,内耗严重,管理低效,依赖责任心做事
欠缺专业的人力资源管理人员
管理基础薄弱,不重视PMC、品管、财务、工艺技术、人力资源等管理部门的管理职能建设
欠缺岗位工作研究与分析,岗位工作说明书凭经验编写
无人监督职责履行情况,领导喜欢越级指挥、越权安排工作
完善各部门工作模块
将例行工作标准化、模式化,形成3定卡
导入权限划分手册,运用6权分立权限划分方法,建立公司授权体系
建立岗位胜任力矩阵,进行人岗匹配度分析
系统方案:导入泽亚咨询权责体系,梳理各部门 “岗位工作说明书”
运作关键词
岗位工作说明书:责、权、利、能的综合阐述
岗位职责目标
对等法则:责权对等、利能对等
管理模型图
要点:目标生成职责,职责服务目标
岗位职责管理组合拳
要点:先有责、才有权,要有利、唯有能
岗位职责运作动作流
管理体系建设
岗位工作说明书
公司权责划分手册
目标矩阵表
定岗定编表
岗位胜任力矩阵
培训矩阵
3定卡
职责描述之8方管控
3权6分法
辅导各部门负责人编制本部门的岗位工作说明书
编制并运行“3定卡”,提升管理者工作效率
编制各岗位胜任力矩阵,建立职级评定标准
责、权、利、能清晰、对等
工具模版
工具一:3定卡
3定卡(岗位例行工作说明) | ||||
序 | 周期 | 工作内容(动作:输出结果,按重要性排序,粗体为重点) | 完成时间 | 表单/工具 |
1 | 每日 | 查阅邮件:根据轻重缓急程度处理邮件中涉及问题,提升问题处理质量与速度 | 8:40(中途随时) | 工作重要性排序 |
2 | 处理客户投诉及退货:将客诉及退货内容录入《财年客户质量投诉、验证信息一览表》,并将纸质版《客户投诉处理报告》、 《客户退货验证报告》返还销售内务 | 发生后10分钟内 | 《财年客户质量投诉、验证信息一览表》、《客户投诉处理报告》、 《客户退货验证报告》 | |
3 | 处理制程批质量事故:将纠正措施等信息录入《批质量事故统计表》中,并进行维护 | 发生时 | 《批质量事故统计表》 | |
4 | 主导完成制程中不合格品处理B组的MRB评审,调查及推动改善工作:形成最终处理决定和返修方案 | 发生时 | 《不合格品处理单》 | |
5 | 编制《产品检验标准》(含图片),对重点产品编制《产品检验作业指导书》:形成文件 | 根据需要 | 《产品检验标准》《产品检验作业指导书》 | |
6 | 关注所负责班组日计划和加工单,跟进重点产品的质量管控:形成检查记录,督导不合格整改到位 | 随时 | 《质量自主管理检查表》 | |
7 | 主导完成各项试验分析,协助工艺模块进行工艺验证:试验报告 | 随时 | 《产品生产工艺卡》《试验报告》 | |
8 | 协助完成编制有特殊要求的客户的出厂资料及审核工作:文件或报告 | 随时 | 《出厂检验报告》《材质单》 | |
9 | 检查、审核各班组不合格品处理单,监督制程中批量不合格及批质量事故的提报及处理工作:纠正措施报告 | 随时 | 《不合格品处理单》 | |
10 | 执行自主管理规定的各项固定动作:检查表、早会通报资料 | 根据安排 | 《自主管理工作检查表》《早会通报资料》 |
要点:将各岗位每日、周、月、季、半年、年例行工作形成标准化作业
目的:固化模式,形成习惯,提升工作效率与质量
工具二:3权6分法
岗位权限(3权6分法) | |||||||
类别 | 事项 | 建议权 | 审核权 | 批准权 | 执行权 | 知情权 | 监督权 |
业务类 | 部门年度工作计划 | √ | 经理 | 总经理 | √ | √ | 稽核专员 |
质量管理策划 | √ | QE组长 | 经理 | √ | 相关人员 | 经理 | |
质量标准 | √ | QE组长 | 经理 | √ | 相关人员 | √ | |
质量异常处理 | QC | √ | 经理 | √ | 相关人员 | 经理 | |
客户投诉/退货处理 | 跟单员 | 经理 | √ | 相关人员 | √ | ||
纠正措施实施验证 | √ | QE组长 | 经理 | 相关人员 | 相关人员 | √ | |
质量程序文件、流程 | √ | QE组长 | 经理 | 相关人员 | 相关人员 | √ | |
财务类 | 无 | ||||||
人事类 | 对严重影响产品质量或累次违反质量体系程序人员的使用 | √ | 经理 | 人力企管部 | 责任部门 | 总经理 | √ |
要点:1、建议权与执行权、审核权与监督权往往是同一岗位/部门;
2、建议、执行、监督实际上是一种责任,审核、批准、知情实际上是一种权利
工具三:职责描述之8大关键词
效果展示
案例一:贵阳三联乳业有限公司
企业性质 | 企业类型 | 所处行业 | 企业规模 | 所处阶段 | 变革年份 |
国有企业 | 自主品牌 | 乳业 |
约2000人 年销售额10亿元 |
成熟 扩张期 |
2014年~ 2017年(6期、36个月) |
企业简介 | 成立于1953年,国有独资企业,西南地区最大的单体乳制品企业,贵州全省品牌市场占有率第一品牌,农业产业化国家重点龙头企业,集种植、养殖、乳品加工、销售、物流配送全供应链一体化的综合性企业 | ||||
变革原因 | 企业快速发展,内部管理僵化,责权利不清,人浮于事,执行力差,为改制和经营发展需要,急需完善管理体系,提升管理效率 | ||||
运作效果 | 通过组织机构的梳理、流程制度的完善、管理过程控制等方式,企业责权体系得到了明确和完善,为企业发展提供了内部正向驱动: 重组组织机构、实施定岗定编,全员竞聘上岗,减少了臃肿非必要机构,非生产经营冗余人员减少,企业懒散风气转变,服务意识得到加强; 建立岗位说明书,建立岗位任职和职级升降标准,拉开能力收入差异, 工作职责得以明确; 建立流程运作体系、打造流程稽核机制,推行工作三定管理,流程执行结果有效得以保障,形成企业执行力文化; |
案例二:齐齐哈尔市富尔农艺有限公司
企业性质 | 企业类型 | 所处行业 | 企业规模 | 所处阶段 | 变革年份 |
民营企业 | 内销 | 种业、农业 | 270余人,年销售额3.8亿 | 转型期 | 2015年-2016年 |
企业简介 | 公司成立1986年,是一家取得全国经营资质,集科研、生产、加工、营销、技术服务于一体、产业链完整的国家高新技术企业,黑龙江省农业产业化重点龙头企业、中国种业骨干企业。是中国种子贸易协会理事长单位和黑龙江省种子协会理事单位。 | ||||
变革原因 | 通过管理变革修炼内功,顺利转型。 | ||||
运作效果 |
运用泽亚特有的“3权6分法”并结合富尔的企业文化,实施了: 1、建立“管理三人团”制,并推行各部门、各项目,促进目标、项目的达成; 2、制订了“领导管理分工权限表“,明确了各领导在“战略管理、组织管理、项目管理、计划管理、费用管理”的审批权限及后续的责任担当。 |