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岗位职责

在组织架构设计的同时要配套进行岗位职责的建设,各部门究竟有哪些职能?各岗位究竟有哪些职责?如何实现6权分立?岗位胜任力矩阵及培训矩阵如何建立?……。为了解决这些问题,泽亚咨询在辅导数百家企业管理变革的基础上提炼了“岗位工作说明”管理体系,从责、权、利、能四个纬度展开企业职责系统的设计。
 

现状——职责不清、权限不明,交叉管理、混淆管理

问题

部分职能缺失

管理职能严重弱化

多头管理、交叉管理

职责不清、权限不明

各岗位每日、周、月、季、年应做哪些工作未梳理,不清晰

欠缺岗位胜任力矩阵、培训矩阵

岗位工作说明流于形式,成为摆设,所写与所做脱离

失控后果:职责混乱,内耗严重,管理低效,依赖责任心做事

原因

欠缺专业的人力资源管理人员

管理基础薄弱,不重视PMC、品管、财务、工艺技术、人力资源等管理部门的管理职能建设

欠缺岗位工作研究与分析,岗位工作说明书凭经验编写

无人监督职责履行情况,领导喜欢越级指挥、越权安排工作

解决方案

完善各部门工作模块

将例行工作标准化、模式化,形成3定卡

导入权限划分手册,运用6权分立权限划分方法,建立公司授权体系

建立岗位胜任力矩阵,进行人岗匹配度分析

系统方案:导入泽亚咨询权责体系,梳理各部门 “岗位工作说明书”

运作关键词

运作关键词

岗位工作说明书:责、权、利、能的综合阐述

岗位职责目标

岗位职责目标

对等法则:责权对等、利能对等

管理模型图

岗位职责管理模型图

要点:目标生成职责,职责服务目标

岗位职责管理组合拳

岗位职责管理组合拳

要点:先有责、才有权,要有利、唯有能

岗位职责运作动作流

岗位职责运作动作流

管理体系建设

流程/制度

岗位工作说明书

公司权责划分手册

表单/工具

目标矩阵表

定岗定编表

岗位胜任力矩阵

培训矩阵

3定卡

职责描述之8方管控

3权6分法

预期效果

辅导各部门负责人编制本部门的岗位工作说明书

编制并运行“3定卡”,提升管理者工作效率

编制各岗位胜任力矩阵,建立职级评定标准

责、权、利、能清晰、对等

工具模版

工具一:3定卡

3定卡(岗位例行工作说明)
周期 工作内容(动作:输出结果,按重要性排序,粗体为重点 完成时间 表单/工具
1 每日 查阅邮件:根据轻重缓急程度处理邮件中涉及问题,提升问题处理质量与速度 8:40(中途随时) 工作重要性排序
2 处理客户投诉及退货:将客诉及退货内容录入《财年客户质量投诉、验证信息一览表》,并将纸质版《客户投诉处理报告》、 《客户退货验证报告》返还销售内务 发生后10分钟内 《财年客户质量投诉、验证信息一览表》、《客户投诉处理报告》、 《客户退货验证报告》
3 处理制程批质量事故:将纠正措施等信息录入《批质量事故统计表》中,并进行维护 发生时 《批质量事故统计表》
4 主导完成制程中不合格品处理B组的MRB评审,调查及推动改善工作:形成最终处理决定和返修方案 发生时 《不合格品处理单》
5 编制《产品检验标准》(含图片),对重点产品编制《产品检验作业指导书》:形成文件 根据需要 产品检验标准《产品检验作业指导书》
6 关注所负责班组日计划和加工单,跟进重点产品的质量管控:形成检查记录,督导不合格整改到位 随时 《质量自主管理检查表》
7 主导完成各项试验分析,协助工艺模块进行工艺验证:试验报告 随时 《产品生产工艺卡》《试验报告》
8 协助完成编制有特殊要求的客户的出厂资料及审核工作:文件或报告 随时 《出厂检验报告》《材质单》
9 检查、审核各班组不合格品处理单,监督制程中批量不合格及批质量事故的提报及处理工作:纠正措施报告 随时 《不合格品处理单》
10 执行自主管理规定的各项固定动作:检查表、早会通报资料 根据安排 《自主管理工作检查表》《早会通报资料》

岗位职责工具模版

要点:将各岗位每日、周、月、季、半年、年例行工作形成标准化作业

目的:固化模式,形成习惯,提升工作效率与质量

工具二:3权6分法

岗位权限(3权6分法)
类别 事项 建议权 审核权 批准权 执行权 知情权 监督权
业务类 部门年度工作计划 经理 总经理 稽核专员
质量管理策划 QE组长 经理 相关人员 经理
质量标准 QE组长 经理 相关人员
质量异常处理 QC 经理 相关人员 经理
客户投诉/退货处理 跟单员 经理   相关人员
纠正措施实施验证 QE组长 经理 相关人员 相关人员
质量程序文件、流程 QE组长 经理 相关人员 相关人员
财务类            
人事类 对严重影响产品质量或累次违反质量体系程序人员的使用 经理 人力企管部 责任部门 总经理

要点:1、建议权与执行权、审核权与监督权往往是同一岗位/部门;

2、建议、执行、监督实际上是一种责任,审核、批准、知情实际上是一种权利

工具三:职责描述之8大关键词

职责描述之8大关键词

效果展示

案例一:贵阳三联乳业有限公司

企业性质 企业类型 所处行业 企业规模 所处阶段 变革年份
国有企业 自主品牌 乳业 约2000人
年销售额10亿元
成熟
扩张期
2014年~
2017年(6期、36个月)
企业简介 成立于1953年,国有独资企业,西南地区最大的单体乳制品企业,贵州全省品牌市场占有率第一品牌,农业产业化国家重点龙头企业,集种植、养殖、乳品加工、销售、物流配送全供应链一体化的综合性企业
变革原因 企业快速发展,内部管理僵化,责权利不清,人浮于事,执行力差,为改制和经营发展需要,急需完善管理体系,提升管理效率
运作效果 通过组织机构的梳理、流程制度的完善、管理过程控制等方式,企业责权体系得到了明确和完善,为企业发展提供了内部正向驱动: 重组组织机构、实施定岗定编,全员竞聘上岗,减少了臃肿非必要机构,非生产经营冗余人员减少,企业懒散风气转变,服务意识得到加强; 建立岗位说明书,建立岗位任职和职级升降标准,拉开能力收入差异, 工作职责得以明确; 建立流程运作体系、打造流程稽核机制,推行工作三定管理,流程执行结果有效得以保障,形成企业执行力文化;

案例二:齐齐哈尔市富尔农艺有限公司

企业性质 企业类型 所处行业 企业规模 所处阶段 变革年份
民营企业 内销 种业、农业 270余人,年销售额3.8亿 转型期 2015年-2016年
企业简介 公司成立1986年,是一家取得全国经营资质,集科研、生产、加工、营销、技术服务于一体、产业链完整的国家高新技术企业,黑龙江省农业产业化重点龙头企业、中国种业骨干企业。是中国种子贸易协会理事长单位和黑龙江省种子协会理事单位。
变革原因 通过管理变革修炼内功,顺利转型。
运作效果 运用泽亚特有的“3权6分法”并结合富尔的企业文化,实施了:
1、建立“管理三人团”制,并推行各部门、各项目,促进目标、项目的达成;
2、制订了“领导管理分工权限表“,明确了各领导在“战略管理、组织管理、项目管理、计划管理、费用管理”的审批权限及后续的责任担当。

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