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会议管理

会议是搭建组织沟通的有效平台,然而,许多企业的管理人员却不愿意开会,究其原因是会议低效,没有起到解决问题的作用。为此,泽亚咨询推出会议管理系统,将企业例行会议标准化、规范化、模式化,并通过“会前策划、会中控制、会后追踪”的会议循环管理系统,实现各项会议高效召开、决议落地。
 

现状——会议低效,扯皮多,决议少

问题

会议过多,管理者忙于应付各项会议,害怕开会

会议过少,上下级、平行部门间的沟通不顺畅

会议低效,没有解决实际的问题,会议成本高

会议决议执行落地少,未执行到位也未追究责任,责任意识淡薄

会议主持人无会议权威,会议纪律松散,领导一言堂现象严重

失控后果:会而无议,议而无决,决而无行,行而无果

原因

认为开会浪费时间,没有意识到会议管理的价值 会议决议执行落地少,未执行到位也未追究责任,责任意识淡薄

管理者欠缺良好的时间管理与计划管理工作习惯,会议计划性差 会议决议执行落地少,未执行到位也未追究责任,责任意识淡薄

欠缺”一诺千金“的承诺文化及问责文化,会议决议执行力低下 会议决议执行落地少,未执行到位也未追究责任,责任意识淡薄

部门间沟通不畅,依赖会议、领导来推动问题解决 会议决议执行落地少,未执行到位也未追究责任,责任意识淡薄

领导权威大于制度权威,造成主持人无会议权威

解决方案

导入会议管理体系,将例行会议模式化

借助会议管理制度,树立会议及会议主持人权威

召开高效会议,用好会议管理工具

借助会议平台,打造承诺、执行、担责的企业文化

系统方案:建立“会前策划、会中控制、会后追踪”的会议循环管理系统

高效会议特征

高效会议特征

要点:不能解决问题、形成决议的会议,都是假会议

目标

目标

会议管理模型图

会议管理模型图

会议法则

会议法则

会议法则:会而有议、议而有决、决而有行、行而有果

会议组合拳

会议组合拳

会议组合拳:例行会议模式化、标准化、高效化

会议运作动作流

会议运作动作流

要点:就问题建机制,持续提升企业管理水平

会议管理体系建设

流程/制度

会议管理制度

早会管理办法

早会PK活动方案

管理周例会管理办法

经营分析会管理办法

年度述职会议管理办法

表单/工具

会议管理10要素

优秀早会7步法

会议通知/签到/记录表

会议决议追踪表

周工作计划与总结表

工作述职表

早会日记

预期效果

形成系统化会议管理体系

会议高效召开

会议决议执行率在90%以上

承诺文化、执行文化、担责文化的建立

工具模版

工具模版

工具一:会议管理10要素

工具二:优秀早会7步法

工具二:优秀早会7步法

工具三:周工作总结与计划表

工具三:周工作总结与计划表

效果展示

案例一:广东松本绿色新材股份有限公司

企业性质 企业类型 所处行业 企业规模 所处阶段 变革年份
民营企业 内销、外销、
加工
新型建筑材料 约600人
年销售2亿多元
转型期 2014年-2015年
(2期、12个月)
企业简介 成立于2001年,是绿色新型建材行业的龙头企业,也是行业内唯一获得国家级“高新技术企业”称号的企业;2009年改制为股份公司,于2014年1月24日在新三板上市
变革原因 会议管理不系统,营销中心会议少,业务人员缺乏管理
运作效果 1)规范了会议系统:明确了公司会议种类、目的、时间、频次、议程,建立起以企业销售目标实现、人才培养为目的的会议管理机制;
2)改变了开会方式:从整体宣贯到目标和责任层层分解,重数据、讲案例,针对 具体的客户和问题,制定明确的解决方案,明确责任人和完成时间;从一言堂到头脑风暴,激发每个参会人员的积极性和创造性;
3)营销会议模式化:营销中心通过每天开早会、每周召开1次业绩小结会,每月1次业绩总结暨目标承诺会,每月1次学习会,每季度召开全国各区域销售总结会议,增强了团队凝聚力和战斗力,销售业绩稳步提升。

案例二:佛山市顺德区晁龙机械有限公司

企业性质 企业类型 所处行业 企业规模 所处阶段 变革年份
民营企业 内销、加工 螺丝及螺丝设备制造 约110人
年销售约0.6亿元
转型期 2016年-2017年
(2期、12个月)

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